Pessoas Certas para Certos Problemas. Diferentes problemas necessitam diferentes ferramentas.

Pessoas Certas para Certos Problemas. Diferentes problemas necessitam diferentes ferramentas.

Olá pessoal!

Uma das grandes dificuldades é encontrar um método ou ferramentas que cabem como uma luva para os problemas ou melhorias necessárias… Há dezenas de métodos e centenas de ferramentas disponíveis no mercado, no Google, no You Tube, nos livros, mas diante deste universo quais que devo usar em cada situação diferente que tenho? Muitas vezes as pessoas se deparam com este tipo de dilema…

O fato inegável é que o maior segredo para atacar problemas ou realizar melhorias está na equipe, o time de pessoas que irá atuar. Isto é premissa de qualquer método existente e falaremos em breve…

Para tentar simplificar o dilema que colocamos anteriormente, vamos à figura abaixo, clássica em filosofias Lean Manufacturing e Six Sigma:

Fazemos a leitura desta árvore de maças de baixo para cima. Vamos lá:

As frutas derrubadas pelo vento – são os problemas simples ou mesmo que não sejam simples, mas que você sabe a solução, não requer investigação, você sabe exatamente o que precisa fazer para reparar este problema ou executar aquela melhoria. Por isso não requer método, você tem apenas que colocar as mãos na massa e fazer. É o que chamamos de “just do it”. Exemplos: consumo elevado de ar comprimido nas instalações de uma fábrica devido à vazamentos. Pegue e faça, execute, se já sabe que há muitos vazamentos, é “just do it”.

– As frutas mais baixas – são os problemas ou melhorias, que você não consegue resolver sozinho, muitas vezes não tem nem complexidade, às vezes sim, mas o fato é que são problemas que ocorrem e que requer um time reunido para atacá-lo. Podem ser centrados numa área, por exemplo, reduzir o tempo de setup (tempo de troca de ferramentas) de um equipamento ou pode ser um problema que ocorre ao longo de um fluxo, passando e interagindo com várias pessoas, por exemplo, demora na geração de uma NF (Nota Fiscal). Para estas situações, recomenda-se reunir um time para fazer um evento Kaizen ou workshops. Nada mais que pessoas reunidas com propósito em comum. São trabalhos que devem ser dedicados, com escopo específico e que tenha começo, meio e fim num período curto, geralmente não maior que 1 semana, se todos dedicados. Por exemplo, no caso do tempo de setup que falamos, seria reunir operadores, manutentores, engenheiros, supervisores e se dedicarem num evento Kaizen para buscar diminuir o tempo que a máquina fica parada para troca de ferramentas. No caso da geração de NF, seria reunir as principais pessoas do fluxo e juntas, estabelecer uma agenda e focar na velocidade e solução dos entraves que atrasam na geração da nota.

Frutas que estão no meio da árvore – São os problemas ou melhorias com complexidade baixa ou média e que requer um tempo de coleta de dados, análise informações, muitas vezes, realização de testes ou experimentos para então se colocar melhorias e acompanhar o processo após implementação de mudanças. Não são problemas que você irá resolver numa semana Kaizen ou com um workshop, mesmo que toda equipe fique dedicada uma semana inteira… Para este caso, recomendamos gestão de projetos, no caso, uso de metodologia DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar), que poderá ser aplicado várias ferramentas ao longo desta metodologia. Exemplo: seu nível de refugo é alto. O time escolherá um produto ou uma máquina e abrir um projeto para atuar com DMAIC ao longe de 3 a 6 meses. Outro exemplo, o leadtime do processo de compras é muito alto. Mesmo caminho, um time com pessoas de diferentes áreas irão se reunir, escolher um nicho de compras (MP por exemplo) e dedicar alguns meses para executar o projeto na busca de redução deste leadtime.

– Frutas altas, que estão acima – São os problemas complexos. Neste caso a sugestão de metodologia é idêntica às frutas que estão no meio da árvore. Tenha um time, trabalhe com DMAIC mas talvez seu projeto dure de 6 a 12 meses. Se for muito complexo e não for possível realizar até 1 ano, recomendo fortemente que quebre o projeto em pequenos projetos, como diz o ditado, fatie o elefante em bifes para poder encará-lo…

– Frutas do topo da árvore – geralmente é quando temos um problema ou melhoria a ser trabalhado e o time decide por abandonar os meios tradicionais, os processos atuais, tecnologias existentes e partem para um campo de design ou inovação. Passam a buscar algo totalmente novo, fora da caixa para atuação. Por isso a sugestão do DFSS (Design For Six Sigma). Neste caso, o time irá trabalhar sem bloqueios para buscar solução ou melhoria, podendo partir para uso de tecnologias diferentes, enfim, partir para inovação.

 

É interessante como esta analogia de métodos e a árvore de maças nos clareiam possíveis abordagens para possíveis problemas, ou seja, diferentes problemas necessitam diferentes ferramentas.

Agora, gostaria de trazer um outro olhar complementar a este, que são as pessoas certas para certos problemas. Vamos lá:

– Time – tenha as melhores pessoas para qualquer tipo de método ou ferramenta conforme citado anteriormente. Pessoas certas é mais de 90% de chance de bons resultados, independentemente do método ou ferramenta que usará.

– Consultor – um consultor pode ser muito bem vindo se a empresa não possui pessoas com conhecimento em condução de Kaizens ou Workshops, métodos de gestão de projetos, DMAIC, Lean Manufacturing, Six Sigma, Gestão de Mudanças, enfim, qualquer que seja a filosofia ou ferramentas que você decida usar em sua organização. Se não há pessoas com conhecimento para tal, é importante alguém que guie o time, isto ganha tempo e aumenta as chances de sucesso, além de passar segurança.

– Especialista – um especialista é mega bem vindo na falta de conhecimento técnico. E isto no geral, é muito pouco explorado nas empresas. Se sua empresa faz produtos químicos, por exemplo, por mais que tenham engenheiros, etc, a maioria atua no automático, poucos são os que exploram teorias de verdade, livros, fundamentos, de por exemplo partes dos processos como agitação, mistura, pigmentação, moagem, envase, etc… geralmente são pessoas que aprenderam estes processos na própria empresa. Conhecimento de um especialista para casos técnicos vale ouro e pode poupar muito esforço e tempo. Outro exemplo, se você atua em empresas de fundição de ferro ou alumínio, processos de usinagem, de tratamento de superfície, tributário, etc… sempre pense se há especialistas técnicos nestas áreas para suportar o time. Já vi por exemplo, especialista, Mestre e Doutores atuando em fundição e trazendo belíssimas ideias e sugestões. Também já vi especialistas em tributação economizando uma grana violenta pra empresa com poucas sugestões, especialista em embalagens e transporte, também dando show e trazendo muitos savings nas empresas, já que nem sempre possuem este tipo de profissional para o dia a dia…

– Networking + Benchmarking – tenha o hábito de usar seu networking profissional e redes sociais para prática de benchmarking. Conhecendo outros processos, outras empresas, etc, seu time pode ter ótimos insights, belas ideias, que talvez demoraria anos para ter… Este hábito é excelente e também traz resultados além de fortificar seu networking.

– Fornecedores – traga seus fornecedores, as pessoas que atuam no mesmo, para ajudar a solucionar junto algum problema que envolva suas matérias primas (MPs) ou componentes. Não perca tempo com seu time quebrando cabeça ou fazendo testes sem convidar seus parceiros e fornecedores que certamente poderão agregar valor.

– Clientes – por que não, dependendo da situação trabalhar em parceira com o cliente. Já participei de ótimos Kaizens em conjunto com cliente ou com um representante do mesmo no nosso time de trabalho. Também há muito valor agregado aqui. Dependendo a situação faça um teste, você poderá se surpreender.

Fiz esta abordagem acima, diferentes problemas necessitam diferentes ferramentas e as pessoas certas para certos problemas, no intuito de te ajudar mesmo, para que saiam das tradicionais rotinas de solução de problemas ou melhorias somente com o “time da casa”. Abra a cabeça e busque outros parceiros, que embora tenham um custo, pode ser praticamente nada perante o retorno ou benefícios que todos irão alcançar.

Em fase de crise, vemos muitos cortes nestas parcerias, mas infelizmente a mentalidade é totalmente de custo e não de retorno ou benefício, uma pena, realmente oportunidades desperdiçadas. Além do mais hoje em dia cada vez mais aparecem consultores, especialistas e parceiros que trabalho com sucess fee, ou seja, taxa de sucesso. Só irão cobrar algo de sua empresa, se você tiver resultados. Gosto muito deste tipo de profissional, pois não estão nas organizações para brincar e muito menos para procrastinar, como muitos assalariados fazem diariamente. Estas pessoas só terão seu ganha pão com resultados concretos. E reforço, é cada vez maior o número destes profissionais no mercado.

Vou ficando por aqui, muito obrigado, espero que de alguma forma tenha conseguido lhe inspirar e desejo uma ótima semana!

Forte abraços!

Prof. Alexandre Ávila

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