Como escolher as pessoas certas para seu projeto. O guia definitivo para entrega de resultados e alta performance!

Olá pessoal!

Para gerenciamento de projetos pode ser usado diversas metodologias com objetivo de se buscar gestão de recursos. PMBOK, APQP, Six Sigma DMAIC, Lean A3, Engenharia e Análise de Valor, etc. São muitas teorias ricas em gestão de projetos disponíveis para estudo, e cada uma delas com seus enfoques, particularidades, etc. Algumas aplicáveis a qualquer tipo de projeto, sendo genéricas, porém com alguns gaps e outras dedicadas a alguma atividade, como exemplo, APQP, com foco em gestão de lançamento de novos produtos.

Sinceramente, recomendo que conheça todas, então seu conhecimento vale ouro e ninguém te segura! Você mesmo pode criar uma metodologia que melhor se aplica para cada tipo de empresa ou atividade que está atuando…

Um ponto não deixa dúvidas dentre estas metodologias. Todas, logo na fase inicial do projeto, geralmente na fase de iniciação ou concepção, antes ainda da fase de planejamento, passam pela seleção do time do projeto, as pessoas que farão parte.

E é aqui que se concentrará este breve artigo. Como escolher as pessoas certas para seu projeto?

Posso dizer com certa propriedade, após liderar n times em diversos projetos ou situações, em diferentes organizações, não só de trabalho em empresas, mas situações de liderança em trabalhos de faculdade, pós graduação, trabalho voluntário, num grupo da religião, esporte, etc…  que o fator determinante do sucesso de sua entrega, do alcance de seu objetivo é a qualidade do seu time de trabalho. Escolha as pessoas certas e você tem mais de 90% de chance de bater suas metas, seus objetivos, mesmo perante situações complexas ou adversas. É isso mesmo, o simples fato de ter um bom time lhe aproxima de seus resultados.

Portanto, invista tempo e trabalhe com muita persuasão na liderança para que tenha as melhores pessoas atuando com você, em seu time. Se conseguir… o resultado você já sabe…

Vi uma palestra com colega Rodrigo Raineri , o melhor alpinista brasileiro de todos os tempos, e este trecho que irei descrever também aparece em seu livro, No Teto do Mundo, realmente recomendo que leiam, é ótimo! Rodrigo nos conta que em uma das missões para chegar ao topo do Everest, enfrentando a morte de frente, eles estavam com um time muito bem engajado. Treinaram anos antes de estarem ali. A preparação física para objetivos assim é fundamental, alimentação, acompanhamento médico, etc, imprescindível. Mas Rodrigo, líder da expedição conta que não é tudo. Há outro fator forte e determinante que é a integração do time, sinergia entre as pessoas. No ano desta escalada, haviam um time de europeus, também muito bem preparados e com equipamentos top de linha, muito melhor que dos brasileiros e após acampamento 3, já considerado zona de morte, pela escassez de oxigênio, perante adversidades intensas como frio e vento extremo, cansaço físico, etc, o time europeu simplesmente não se manteve unido. Perante as extremas adversidades o time se perdeu e… resultado, o grupo de separou e pouco a pouco abortaram a missão. Já Rodrigo, passando por situações complicadíssimas, como a de ter comidas e equipamentos roubados em plena altitude, conseguiu vencer o desafio e não só atingir o teto do mundo como retornar em segurança com todo seu time. Recomendo leitura!

Outra situação muito legal, que ilustra a escolha do time certo: participei de um grande projeto numa empresa, de troca de sistema ERP. Este trabalho, em qualquer organização sempre será desafiador, pois é altamente complexo, pois lida com a empresa inteira e mudança de culturas e mindset de todos colaboradores. São “n” os obstáculos ou desafios. O presidente na época simplesmente teve uma atitude espetacular. Antes de iniciar o projeto, reuniu o time de diretores e escolheram a dedo as melhores pessoas da empresa, não apenas tecnicamente no que faziam, mas no comportamental, com bom relacionamento e persuasão em todos os níveis. Foram 6 pessoas escolhidas, todos eles gerentes excelentes em suas áreas e que dali para frente deixaram de atuar em seus processos e passaram a dedicar 100% de seu tempo no projeto de troca de ERP. Sabem o que aconteceu? Causou muita dor nas áreas que estas pessoas atuavam. Muita dor para os diretores que eram líderes diretos destes gerentes… Como poderiam estas áreas seguir em frente com a saída brusca e rápida destas pessoas? E foi justamente isso que ouvi da boca do presidente. Se causou dor na retirada destes líderes que de agora em diante irão participar do sistema de ERP, é porque escolhemos as pessoas certas… foi uma escolha inteligente… e o resultado após 1,5 ano com lançamento do novo sistema ERP… um sucesso (lógico que com alguns percalços, não há projetos assim que sejam perfeitos)!

Portanto, para escolher as pessoas certas, pensem sempre em:

– Aquelas que vivem ocupadas, correndo, que estão sempre altamente atarefadas, sobrecarregadas… Estas pessoas no geral, são assim, porque entregam… vale a pena;

– Aquelas com perfil de liderança, que possuem alto poder de persuasão, também são pessoas a se pensar em ter na equipe;

– Aquelas que conhecem o processo que o projeto trará impacto, que são especialistas técnicos, por exemplo, se seu projeto será em uma fundição, tenha pessoas que conhecem a fundo este processo, certamente farão a diferença;

– Aquelas que fazem um bom elo ligação entre a equipe do projeto e as pessoas da área que será impactada, ou os gestores que farão a decisão, são os conhecidos como conectores. Podem ser importante principalmente quando o projeto envolver a área afetada ou em momentos de decisão da liderança;

– Um bom patrocinador ou champion, geralmente uma pessoa da alta liderança, um gerente ou diretor, que tenha autonomia para tomada de decisão e liberação de recursos. Esta figura no time é fundamental;

– Por que não considerar, mesmo que com a participação pontual, especialistas externos, que não atuam na empresa mas que dominam o assunto que estarão trabalhando, uma espécie de consultor. Esta pessoa pode ganhar muito tempo para o time e trazer contribuições poderosas;

– Se possível, traga um forasteiro para o time, isso mesmo. O forasteiro é uma pessoa da sua empresa mas de uma área que não tem nada a ver com as atividades do projeto. É justamente uma pessoa de fora, com visão de fora, uma pessoa sem nenhum vício e nenhuma ideia pré-concebida. Já tive belas observações e sugestões de forasteiros em times de trabalho que liderei;

– Observe os líderes naturais de cada área ou processo. Sempre tem as pessoas que independentemente de terem o cargo de gestão, são lideres, devido a sua forma de agir e influenciar as pessoas ao redor. Fique de olho nelas, são geralmente eles que fazem boas entregas e motivam as pessoas a assim fazer também.

É isso, poderia discorrer mais e mais, pois falar do ser humano, esta estrutura complexa e linda que somos, é algo que sempre trará novos ângulos, perspectivas, etc. Não subestime a escolha das pessoas para iniciar um projeto. Recomendo inclusive que se não tiver liberação das pessoas que precisa, por “n” motivos, que procure postergar o inicio do projeto, para um momento que tenha estas pessoas ao seu lado.

Novamente, time certo, escolha certa é 90% de chance de sucesso. A consequência de ter as pessoas certas contigo só pode ser a alta performance e entrega de resultados.

Vou ficando por aqui, muito obrigado e ótima semana!

Abraços!

Alexandre Ávila

Gemba Walkings. O que você como agente de mudanças não pode ignorar…

Gemba é uma palavra em japonês muito comum no mundo inteiro, especialmente empresas que vivenciam a jornada Lean. Gemba significa onde as coisas acontecem, geralmente numa empresa de manufatura é o tão popular chão de fábrica… Se por outro lado sua empresa é administrativa, o Gemba é exatamente onde as coisas são processadas, logo a área ou processo administrativo, foco da melhoria ou solução de problemas.

E o que é Gemba Walking? Nada mais é que a caminhada no Gemba. É uma filosofia, até mesmo cultura que vem dos japoneses de não tratar os problemas ou gaps para melhorias em salas de reuniões, mas sim exatamente onde as coisas acontecem… Este hábito, de andar no processo com frequencia, possibilita a liderança não somente visualizar diretamente os desperdícios e potencial de melhorias como também aproximar-se do pessoal de base. Com postura de ouvir, saber perguntar no momento certo e ter humildade, todos ganham e pouco a pouco as idas no gemba começam a gerar valor.

Porém, caminhar pelo Gemba não é uma atividade tão simples quanto parece. Você como agente de mudanças e principalmente exercendo função de liderança, deve tomar uma série de cuidados para que este trabalho de fato renda bons frutos. Vamos lá!

Usualmente vemos líderes indo ao Gemba nas seguintes situações:

– Somente quando sua empresa tem problemas, como exemplo, reclamações de clientes, devoluções, etc…

– Focado em algum problema previamente de conhecimento, geralmente até algo recorrente.

– Para fazer apontamentos de limpeza e organização (5S).

– Para caça dos clássicos 7 desperdícios… (atividades que agregam ou não valor).

– Apenas para verificar se os trabalhadores estão lá, ocupados e se estão sendo eficientes.

– Verificação de problemas recorrentes e pontos chave que impactam em performance.

Porém, a verdadeira cultura de ida ao Gemba é muito diferente dos tópicos comentados anteriormente… Quando a cultura está presente, primeiro, os líderes possuem um processo formal e disciplinado que vão constantemente ao Gemba e isto sempre envolve o time de alta gestão. Aqui tem um ponto chave! Outro ponto, este time não vai focado em problemas do passado ou recorrentes, não dando muita atenção para isso. A ida ao Gemba traz na verdade uma preocupação muito maior com organização das áreas, problemas das pessoas, identificando então os problemas chaves, que se resolvidos, de fato movem a empresa para outro nível. Repetindo, a ida ao Gemba é feita com pessoas da alta liderança e realizada em contato com a pessoas do Gemba, ouvindo seus problemas e atuando nos mesmos… É assim que os processos podem ter seu fluxo redesenhado, os desperdícios endereçados, trazendo uma mudança de mindset para todos.

Portanto, a ida correta ao Gemba, para desenvolvimento e capacitação do time de liderança, possui os seguintes atributos:

– Estabeleça uma proposta para caminhada. Busque aprender, descobrir, desenvolver uma compreensão do trabalho e ganhar consentimento do time sobre os problemas que de fato impedem as pessoas da operação de vencerem ou obterem sucesso.

– Desenvolva um plano para caminhada no Gemba. Este plano deveria seguir o fluxo da cadeia de valor e nos processos de suporte. Assim você irá eliminar dificuldades entre as “separações” ou “desconecções” entre os processos, sendo assim mais fácil desenvolver suas observações de melhoria.

– Desenvolva o lean dentro de sua cadeia de valor e processos de suporte. Assim você irá buscar fluxo com potencial de aplicar algumas ferramentas como trabalho padronizado, gestão visual, one-piece flow (fluxo de uma peça), FIFO ou sistemas puxados.

– Pare de buscar apenas “desperdícios” (muda) ou trabalhos que não agregam valor. Se ficar observando com detalhes você irá achar centenas de problemas, desperdícios, etc. Ao invez disso, foque em achar “sobrecargas” (muri) e “variações / instabilidades” (mura), e verifique que a linha de frente já está lidando com a redução de muda e observando o fluxo de valor.

– Para de focar apenas na observação se as pessoas estão bem utilizadas ou sendo o mais eficiente possível. Se tiver esta postura, no final das contas você estará escondendo muitas de suas maiores oportunidades e pontos de melhorias… por que? Simplesmente pois as pessoas não se abrirão com você…

A prática da caminhada no Gemba é um aprendizado que requer exercício, capacidade de ouvir, humildade. Para melhorar as habilidades da liderança nesta prática, há de se ter frequencia e se bem direcionado, como proposto anteriormente, pouco a pouco o resultado começa a aparecer. A liderança mais próxima da operação e vice versa trará atividades de melhoria que certamente moverá a empresa para um outro patamar.

Pratique! Vale a pena!

Alexandre Ávila

 

Texto adaptado de: “What Too Many Lean Leaders Forget about Gemba Walks” de Darren Walsh

em Abril, 2017. Acesso em https://www.lean.org/LeanPost/Posting.cfm?LeanPostId=713

 

Afinal, o que é Neuroleansigma?

Olá pessoal!

Atualmente é comum ouvir termos como Lean Manufacturing, Seis Sigma, Black Belts, Green Belts, Yellow Belts, Metodologia Six Sigma, DMAIC, Sponsor, Champion, Kaizen, Kanban, VSM, enfim, por aí vai… É uma sopa de letrinhas que estão sempre presente no mercado. Mas uma coisa é fato, acredito que você nunca tenha ouvido a expressão Neuro Lean Sigma. E aqui é algo novo que estou trazendo e que fará total diferença na forma de ensino destas tradicionais ferramentas.

Antes de mais nada ou mesmo de saber como agregar estas ferramentas em sua carreira, vamos definir de forma objetiva o que é cada uma destas filosofias que compoe o conjunto Neuro Lean Sigma:

E o que é Lean Manufacturing?

O que é Lean Manufacturing?

Vamos lá! Uma pequena introdução ao Lean!

Não sei exatamente qual sua área de atuação, mas certamente você em algum momento já ouviu falar de filosofias ou ferramentas de Lean Manufacturing, muito comum para quem atua na área de engenharia ou administração ou em empresas multinacionais.

Vamos resumir rapidamente o Lean.

Na verdade nada mais é que uma abordagem antiga, surgiu na Toyota na década de 70, no Japão, e consiste numa série de ferramentas ou ainda mudança de postura das pessoas para identificar e eliminar desperdícios. Já Lean Manufacturing significa “Manufatura Enxuta”, pois busca uma produção o mais otimizada e eficiente possível.

O Lean pode ser aplicado principalmente em ambientes de fabricação de qualquer tipo de produto ou segmento e recentemente vem sendo altamente implementado no segmento de serviços, administrativos, saúde e construção civil. Todas estas áreas são muito carentes no Brasil e mundo afora também.

Nossos desperdícios (mudas = termo original em Japonês) são muitos, o que significa que temos um enorme potencial para melhoria de nossa produtividade e consequentemente obter melhores custos de produtos e serviços diversos, por poderem “rodar” com menos desperdícios. Tudo isso reflete no nosso bolso, pois como consumidores pagamos tudo isso, logo, os produtos / serviços podem custar mais barato ou os negócios ampliarem suas margens de lucro.

As ferramentas do Lean se encaixam dentro do escopo de qualquer profissional ou qualquer área em que você atua em sua empresa ou negócio, pois todos os processos não são perfeitos e carecem de melhoria, especialmente na produtividade, um dos principais pontos em foco nas empresas do Brasil, órgãos públicos, etc, que ou aumentam sua produtividade para melhoria do lucro operacional ou estão tendendo ao fracasso.

Logo, ser bom no que você faz é ótimo! Mas ter um diferencial tal como uma formação lean, ninguém te segura. Sua empregabilidade e empresa serão outras! Acredito que aqui é um primeira dica para construção de sua carreira, independemente de sua formação ou de segmento de trabalho, buscar conhecimentos em Lean, só irão lhe trazer aspectos positivos. Só irá somar, indiscutivelmente!

Desvendando o “Six Sigma” ou Seis Sigma?

Desvendando o lean six sigma

Agora que falamos do Lean, que tal abordar o Seis Sigma ou Six Sigma. Vamos lá! Nada mais é que uma filosofia, cultura ou ainda conjunto de ferramentas com objetivo de redução de variação. Já sei, não entendeu nada né!?

O seis sigma atua com diversas ferramentas estatísticas, tudo isso para explorar as variáveis de processo e atacar as causas raízes dos problemas. Estas ferramentas são muito antigas, basicamente não tem nada de novo, mas a abordagem é nova, usando este arsenal de ferramentas em conjunto com o mapa DMAIC. Falaremos num futuro próximo.

Toda ideia da estatística é evitar “achismos”, e usar os dados, sejam eles disponíveis no histórico das organizações ou ainda planejados, rodando coleta, fazendo experimentos, etc… assim usamos dados e fatos para argumentação e tomada de decisão com segurança.

Uma boa observação dos processos com captação de dados pode trazer sinais ou soluções fenomenais. No fim do dia, enquanto o Lean atua na busca de fluxo, produtividade e eliminação de desperdícios, o Seis Sigma atua na busca da qualidade, redução de defeitos, retrabalhos e principalmente redução de variação dos processos, seja em manufatura ou em escritórios…

É isso aí, estamos novamente falando em reduzir variação. Um simples exemplo, você sempre pede pizza por telefone.

A pizzaria Verona lhe trouxe pizza em 10 min, 30 min e 87 min … Puxa, as vezes vem rápido, mas as vezes a fome até foge… Já a pizzaria Siena, traz pizzas sempre, constantemente, em 40min, 45 min e 42 min.

Note que ambas pizzarias trazem seu pedido na média em 43 min. Sendo assim qual você prefere? Certamente, os clientes preferem produtos e serviços consistentes, com mínimo de variação. Embora na média tenham tempo igual, os desvios padrões são bem diferentes entre elas. Siena possui desvio padrão muito menor, seu padrão de entrega é muito mais confiável, menor variação significa maior previsibilidade e confiança. Entendeu?

Traders sempre analisam desvio padrão das bolsas de valores, e vc tem tomado decisão baseado somente em médias? Tome cuidado! E não esqueça, o desvio padrão pode lhe ajudar muito!

Aqui foi apenas uma introdução conceitual, naturalmente profissionais com a bagagem Six Sigma, usando o aprendizando não apenas para fazer projetos de melhoria de qualidade, mas aplicando as ferramentas no dia a dia, em problemas da rotina, falhas repetitivas, grandes variações em processos, etc, terão uma outra pegada no mercado.

E o melhor de tudo isso é que embora existam especialistas Seis Sigma, esta formação ou capacitação é aplicável a qualquer área ou profissional, especialmente se onde você atua há manipulação de dados ou muitas variáveis de trabalho ou processo. Enfim, não há dúvidas que trazer esta bagagem é turbinar sua carreira, é adicionar valor e valer muito mais no mercado! E isso não é hipocrisia, falo baseado em fatos, é a realidade!

Finalmente, o que é o “Neuro” ?

Neuroleansigma

Já que falamos Lean e Seis Sigma, nomes já conhecidos e posicionados no mercado, finalmente nos resta o termo “neuro”, que pode ser uma novidade pra você estar ouvindo Neuro Lean Sigma. Aqui certamente é inovador, um mix que ninguém usou até então.

A origem e decisão de juntar este termo (“neuro”) ao Lean Sigma, foi de influência de neuro marketing, outra área fenomenal e fantástica. Neuro, tem sua origem do sistema nervoso, responsável pelo monitoramento e coordenação das atividades dos músculos, e a movimentação dos órgãos, construção e finalização de estímulos dos sentidos e iniciação de ações do ser humano.

E é aqui que tracei a ligação do neuro com Lean Six Sigma, “ações do ser humano”.

Logo, em neuro trabalharemos as pessoas, comportamentos, reações, engajamento, cooperação, enfim, técnicas de gestão de mudanças, totalmente centrado em pessoas. Muitos podem conhecer como CM ou Change Management.

Não adianta ser expert em ferramentas do lean e seis sigma, dominar as ferramentas estatísticas, as ferramentas de Lean, etc, se não lidar bem com as pessoas na outra ponta, ou se não abordar as pessoas do jeito correto. Entender o ser humano e suas reações e principalmente como se comporta perante mudanças é importantíssimo para aplicação das ferramentas de melhoria, como lean e six sigma.

Conhecer a parte técnica da melhoria é tão importante quanto conhecer o comportamento humano. Aí que surge o Neuro Lean Sigma, uma amarração que fará a teoria funcionar na prática. É unir a técnica (Lean e Six Sigma) ao comportamental (Neuro = Gestão Mudanças).

Simplesmente descobri que o Change Management faz um casamento perfeito com o Lean Manufacturing e o Six Sigma. A abordagem conjunta é poderosa! Além das técnicas que existem para o lado comportamental, no escopo do Neuro é abordado dicas de marketing pessoal, é isso mesmo, como ser melhor profissional e o mais importante como ser melhor ser humano.

Falaremos mais e mais… Atualmente as pessoas é que fazem a diferença. Lean e Six Sigma, no fundo, é ter as pessoas do seu lado. Logo a melhor abordagem e conhecimento de como funciona o ser o humano, a parte “neuro”, é essencial!

Unir todos estes conceitos, Neuro, Lean e Six Sigma à sua formação, buscar estas competências é essencial, é ser mais competitivo, é de fato trazer mais resultados que os demais, enfim, é estar na frente!

Traremos mais e mais informações e fique ligado, que pouco a pouco vamos agregando valor à sua carreira e dando os caminhos para turbinar você como profissional e pessoa!

Fico por aqui, muito obrigado e forte abraço!

Alexandre Ávila

Como melhorar o seu marketing pessoal

Olá pessoal!

Gostaria dar uma dica de marketing pessoal, para você avaliar seu valor profissional. Há uma matemática simples por trás disso tudo. Você nada mais é do que o “valor que oferece” dividido pelo seu “custo”.

Aprendi isso com professor Marcelo Peruzzo, em um bom curso de marketing pessoal chamado iPerson.

É isso mesmo, você deve fazer algo na sua empresa boferecer um trabalho ou valor, por outro lado você representa um custo para mesma. Este custo é composto da parte financeira (seu salário), somado os ordenados (todo custo que a empresa paga além de seu salário, podendo ser até 150% do seu salário) e o custo de personalidade (é isso mesmo, cara chato custa pra empresa e o cara legal demanda menos para empresa).

Vejamos 2 exemplos:

Exemplo 1

Antônio é vendedor e ganha R$10.000,00 / mês. Custo ordenados (80%) = R$8000 e custo personalidade = ALTO (é muito mala, chato, arrogante, etc). Antônio vende / fatura para empresa R$500.000,00 / mês.

Exemplo 2

Estela tb é vendedora e ganha R$10.000,00 / mês. Custo ordenados (80%) = R$8000 e custo personalidade = BAIXO (bom relacionamento, querida por todos, etc). Estela vende / fatura para empresa R$100.000,00 / mês.

A pergunta fica pra vocês…

Quem a empresa ficará para trabalhar num momento de crise ou num período de reestruturação?

Lembre-se, o mundo quer RESULTADOS!! E não se esqueça, o chato pode estar larga distância a sua frente.

Sinceramente, você já parou pra pensar nisso? Qual é seu balanço? Sua equação? O valor que você está oferecendo paga seus custos? O que você traz de diferencial hoje? E amanha? E depois? Aliás a coisa não para… ser bom hoje não significa continuar sendo amanha… A vida ensina isso e muitas vezes pela dor e não pelo amor.

Já vi muitos colegas e alunos se queixando que estão há anos na empresa e que a mesma contrata profissionais que fazem “menos” que eles e ganham o “dobro”, o “triplo”… Ou ainda pessoas que possuem muito menos tempo de casa e crescem rapidamente, deixando a maioria para trás.

Sinceramente, deixe o orgulho de lado e tente enxergar o que estas pessoas tem de diferente, nós como seres humanos olhamos apenas os defeitos dos outros, mas convido que faça este exercício. Analise com atenção e verá que muitos dos casos estas pessoas tem motivos para estar lá, a frente, além disso, é importante que fique claro que nem sempre estes motivos são técnicos, mas comportamentais, posturais, entre outros.

São pessoas que, tecnicamente, ou no produto de sua empresa, podem conhecer muito pouco, mas que irão aprender com o tempo, porém trazem ousadia, transparência, comportamentos que demais colegas passarão anos ou décadas e não irão se mudar se não reconhecerem seus erros e estiverem dispostos para tal.

Perante sua resposta, sua análise, você está ganhando a média de mercado (vc não tem diferencial, é igual a maioria)? Está ganhando pouco? Ou ganhando muito (tem diferencial)? Somente você poderá responder!

Seja dono de seu destino, não acredite em sorte, faça acontecer! Não deixe o mundo, as empresas, o chefe, ou qualquer outra coisa dominar suas atitudes, não seja marionete do sistema. Seja você mesmo. Trace sua rota, defina seus objetivos e corra atrás, independente das dificuldades do caminho. Está aí uma forma de alcançar o sucesso. Entregue mais valor que seu custo.

E aproveitando que falamos de valor, vai aí um pouco mais do que te prometi no título deste texto.

Leitura: uma base essencial para quem deseja alcançar o sucesso profissional

Conhecimento anda lado a lado de livros e experiências.

Você não gosta de ler? Então aprenda a gostar, por favor!

Gostaria de ressaltar a importância da leitura, algo que vem se perdendo cada vez mais entre as gerações. Em minha área, engenharia, a maioria não gosta mesmo de ler.

Hoje, a pessoa que lê bastante, certamente também está alguns passos a frente dos que não o fazem. Estas pessoas desenvolvem seu vocabulário, aumentam sua cultura, discorrem sobre temas diversos, escrevem muito melhor, entre outros benfícios que não são possíveis de contar.

Gostaria ainda de ressaltar que não basta ler apenas assuntos de sua formação específica ou mesmo de sua atuação.

Por exemplo, se sou engenheiro civil, não basta apenas buscar leituras e mais leituras apenas na engenharia civil ou assuntos correlatos, aliás, isto é OBRIGAÇÃO. A boa e velha leitura que me refiro é de temas ou nichos de conhecimento que não são de seu domínio. Sim, é isto mesmo. Para ampliar seu vocabulário, sua cultura, seu saber, buscar leitura na sua área base é mandatório, mas buscar leituras complementares, em áreas que não são seu “porto seguro”, aqui sim estará o seu diferencial.

Invista em livros,  inclusive os caros (são os melhores), tenha o hábito de ler artigos, revistas e jornais (que não apenas os que manipulam informações). Quanto mais você lê, mais opinião própria você terá, mas você fortificará seu “eu”, mais preparado você estará para vida! Buscar conhecimento novo, conhecimento diferente e opiniões diversas te robustece, abre seu campo de visão e faz com que sua criatividade seja mais e mais maximizada.

Resumindo, leia conteúdos de seu conhecimento (obrigação) e também os que você é ignorante, os que você não conhece.

Não economize com livros, isto não é despesa, é investimento!!! Inclusive, vai uma ótima dica para comprar livros com preços acessíveis.

É um sebo virtual que sou cliente há anos. Busque no Google por “livronauta”. Basta fazer o cadastro e boa diversão!

Compare os preços com outros sites, outras livraria, sebos de sua cidade, é muito bom. Não ganho comissão e não sou sócio do site. É apenas uma dica mesmo para que ganhem gosto e se apaixonem por ler.

Para o Neuro Lean Sigma há biografias intermináveis, é apaixonante, é fantástico e quanto mais leio mais percebo o quão ignorante sou (no bom sentido) e ainda o quanto de oportunidade para aplicação de ferramentas existe, o potencial é enorme.

Amo esta frase, mas não sei o autor:

Quem não lê vive apenas uma vida. Quem lê vivencia várias vidas!

Fantástico não?!

Vou ficando por aqui, espero ter agregado algo com estas duas dicas quentes de marketing pessoal, seu valor e leitura! Mãos à massa?!

Sucesso e leia muito!

Alexandre Ávila

Como aumentar a produtividade do seu escritório atacando 5 desperdícios clássicos

Olá pessoal!

Muitas pessoas pensam que o Lean é uma filosofia ou ferramenta aplicada apenas para fábrica, processos de produção, manufatura, etc, seja qual for o segmento de atuação. Mas esta ideia já era, pois muitas empresas tem usado as ferramentas lean em processos administrativos (Office) e com ganhos extraordinários, muitas vezes trazendo resultados mais expressivos que no chão de fábrica.

Sem contar empresas que possuem apenas processos administrativos, também chamados de transacionais, como call centers, bancos, hospitais, redes de franquias, hoteis, supermercados, televendas ou marketing, etc…

Cada vez mais essas empresas vem buscando por profissionais com habilidades e domínio do Lean Manufaturing, buscando desperdícios em seus processos e tornando os mesmos mais produtivos, menos onerosos, enfim, mais enxutos, posso dizer atlético, bem definido e sem gorduras!

Empresas do segmento manufatureiro também vem expandindo a aplicação do Lean para seus processos de administração, como desenvolvimento de produto, RH, PCP ou Supply Chain (tenho visto resultados incríveis aqui!), compras, financeiro e pasmem, vendas ou comercial!!!

Como aumentar a produtividade do seu escritório então?

Como aumentar a produtividade do seu escritório

Primeiro, enxergue com a visão de processo. O que é isso? Todas as áreas possuem vários processos, ou seja, para entregar um resultado qualquer, uma informação, etc, há de se ter 3 componentes mínimos:

1- Entradas

2- Processamento em si

3 – Saídas (resultados)

Para ficar mais claro, vamos escolher o RH para dar exemplo. No RH há “n” processos, como admissão, desligamento, folha pagamento, treinamento, etc… Cada um desses tem os 3 componentes anteriormente citados. Para o processo de admissão ou contratação, temos:

  • Entradas: descrição de função ou cargo, teto min. e máx. salarial, benefícios, aprovações hierárquicas da vaga, etc;
  • Processamento: 1- Coletar dados de entrada; 2 – Publicar vaga e requisitos no Linked In; 3 – Filtrar curriculum´s; 4 – Entrevistas; 5- etc…
  • Saídas: Candidato selecionado

Com a visão de processos acima, podemos “mapear” qualquer processo de qualquer área. Para isso pode-se usar ferramentas como fluxogramas, walk the process, VSM (Value Stream Mapping, SIPOC, etc).

O mapeamento do processo administrativo que você busca resultado é o passo número um. E importantissimo: não mapeie em sua mesa, vá ao gemba (expressão usada pelos japoneses, vá onde as coisas acontecem).

Num processo adminsitrativo, ir ao Gemba, significa seguir a informação. Siga passo a passo a informação, pois num processo qualquer a mesma pode atravessar vários departamentos, passar por várias mãos, diferentes pessoas, etc…

Vá do ínicio, desde as entradas, passo a passo, seguindo a informação, e percorra todo processamento, até chegar no resultado ou saída. Não se esqueça, Gemba sempre, fale com as pessoas e siga a informação…

E quais os 5 desperdícios clássicos para buscar no processo administrativo?

5 desperdícios do processo administrativo

E finalmente as dicas para melhorar seus fluxos, seus processos. Há 5 desperdícios clássicos em processos administrativos e você perceberá isso no mapeamento. A sacada aqui é fazer o mapeamento e ir anotando estes desperdícios… feito isso adivinha? Aí é reunir o time para analisar os desperdícios e implementar ações…

Vamos lá, seguem os desperdícios:

Retrabalho

Sim, nos processos administrativos há muitos retrabalhos. Informações que não chegam, dados em excesso, muita conferência, vai e volta por dados errados ou ainda falta de informações… busque estes retrabalhos em cada passo a passo no seu Gemba e irá ver que muitos deles impedem do fluxo fluir, são interruptores de fluxo. E Lean é isso, é buscar dar fluxo, é achar estes interruptores e eliminá-los para fluir melhor resultando em maior velocidade e produtividade;

Busca

Isto mesmo, há muito tempo perdido por desorganização, não achar onde estão os arquivos, muito papel, muita burocracia e o tempo se vai num passo de um determinado processo sendo gasto pela busca. Vá ao Gemba e verá que isso é “comum”;

Espera

Aqui tem demais. Diria que um dos que mais tem. São documentos ou informações que param por horas até dias ou semanas, aguardando alguem dar a sequencia no fluxo. Comum, no seu mapeamento se deparar com vários níveis de aprovação, com demora em excesso em cada um deles, pessoas perdidas no trabalho, também levando à espera, enfim, é quando o processo para aguardando o próximo passo ou processamento. Isto é desperdício, é interruptor de fluxo;

Transporte

Sempre que a informação anda e nos escritórios pode andar de uma mesa pra outra, em correios, em e-mails, de um prédio pra outro, um endereço pra outro, tudo isso é desperdícios. Quanto mais próximo e sem barreiras tiver para a informação fluir, maior a velocidade e consequentemente a produtividade. Fique de olho, há muito transporte no fluxo administrativo.

Fiz projetos em que foi possível fazer célula de trabalho, sim, aproximar as pessoas deixando as mesmas sentadas ao lado uma das outras… isto derrubou vários desperdícios e trouxe ganhos extraordinários.

Superprocessamento

Como o proprio nome diz, é processar mais que o necessário. É ter sistemas ou formulários com muito mais informações ou campos que você precisa, é usar algo muito mais nobre do que se precisa na prática. Aqui é o desperdício geralmente invisível mesmo e que requer um olhar mais cauteloso para detectá-los, mas posso assegurar, há muito overengineering ou superprocessamento nas empresas… Há muito o que se simplificar.

Antes de fechar o artigo, uma última dica, de gestão de mudanças: antes de sair e mapear, envolva as pessoas do processo e compartilhe o objetivo do mapeamento. Explique o porque se está fazendo isso e o objetivo final. Fazendo isso já haverá desconforto, posso lhe assegurar, sem fazer o buraco será grande. Não deixe de conversar com as pessoas antes de partir ao Gemba!

Pessoal, com estes conceitos, fluxo, Gemba, 5 desperdícios e abordar as pessoas, agora é mãos à obra. Que tal praticar? Somente praticando que o conhecimento se consolida! Boa sorte e sucesso!

Alexandre Ávila