Pessoas Certas para Certos Problemas. Diferentes problemas necessitam diferentes ferramentas.

Pessoas Certas para Certos Problemas. Diferentes problemas necessitam diferentes ferramentas.

Olá pessoal!

Uma das grandes dificuldades é encontrar um método ou ferramentas que cabem como uma luva para os problemas ou melhorias necessárias… Há dezenas de métodos e centenas de ferramentas disponíveis no mercado, no Google, no You Tube, nos livros, mas diante deste universo quais que devo usar em cada situação diferente que tenho? Muitas vezes as pessoas se deparam com este tipo de dilema…

O fato inegável é que o maior segredo para atacar problemas ou realizar melhorias está na equipe, o time de pessoas que irá atuar. Isto é premissa de qualquer método existente e falaremos em breve…

Para tentar simplificar o dilema que colocamos anteriormente, vamos à figura abaixo, clássica em filosofias Lean Manufacturing e Six Sigma:

Fazemos a leitura desta árvore de maças de baixo para cima. Vamos lá:

As frutas derrubadas pelo vento – são os problemas simples ou mesmo que não sejam simples, mas que você sabe a solução, não requer investigação, você sabe exatamente o que precisa fazer para reparar este problema ou executar aquela melhoria. Por isso não requer método, você tem apenas que colocar as mãos na massa e fazer. É o que chamamos de “just do it”. Exemplos: consumo elevado de ar comprimido nas instalações de uma fábrica devido à vazamentos. Pegue e faça, execute, se já sabe que há muitos vazamentos, é “just do it”.

– As frutas mais baixas – são os problemas ou melhorias, que você não consegue resolver sozinho, muitas vezes não tem nem complexidade, às vezes sim, mas o fato é que são problemas que ocorrem e que requer um time reunido para atacá-lo. Podem ser centrados numa área, por exemplo, reduzir o tempo de setup (tempo de troca de ferramentas) de um equipamento ou pode ser um problema que ocorre ao longo de um fluxo, passando e interagindo com várias pessoas, por exemplo, demora na geração de uma NF (Nota Fiscal). Para estas situações, recomenda-se reunir um time para fazer um evento Kaizen ou workshops. Nada mais que pessoas reunidas com propósito em comum. São trabalhos que devem ser dedicados, com escopo específico e que tenha começo, meio e fim num período curto, geralmente não maior que 1 semana, se todos dedicados. Por exemplo, no caso do tempo de setup que falamos, seria reunir operadores, manutentores, engenheiros, supervisores e se dedicarem num evento Kaizen para buscar diminuir o tempo que a máquina fica parada para troca de ferramentas. No caso da geração de NF, seria reunir as principais pessoas do fluxo e juntas, estabelecer uma agenda e focar na velocidade e solução dos entraves que atrasam na geração da nota.

Frutas que estão no meio da árvore – São os problemas ou melhorias com complexidade baixa ou média e que requer um tempo de coleta de dados, análise informações, muitas vezes, realização de testes ou experimentos para então se colocar melhorias e acompanhar o processo após implementação de mudanças. Não são problemas que você irá resolver numa semana Kaizen ou com um workshop, mesmo que toda equipe fique dedicada uma semana inteira… Para este caso, recomendamos gestão de projetos, no caso, uso de metodologia DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar), que poderá ser aplicado várias ferramentas ao longo desta metodologia. Exemplo: seu nível de refugo é alto. O time escolherá um produto ou uma máquina e abrir um projeto para atuar com DMAIC ao longe de 3 a 6 meses. Outro exemplo, o leadtime do processo de compras é muito alto. Mesmo caminho, um time com pessoas de diferentes áreas irão se reunir, escolher um nicho de compras (MP por exemplo) e dedicar alguns meses para executar o projeto na busca de redução deste leadtime.

– Frutas altas, que estão acima – São os problemas complexos. Neste caso a sugestão de metodologia é idêntica às frutas que estão no meio da árvore. Tenha um time, trabalhe com DMAIC mas talvez seu projeto dure de 6 a 12 meses. Se for muito complexo e não for possível realizar até 1 ano, recomendo fortemente que quebre o projeto em pequenos projetos, como diz o ditado, fatie o elefante em bifes para poder encará-lo…

– Frutas do topo da árvore – geralmente é quando temos um problema ou melhoria a ser trabalhado e o time decide por abandonar os meios tradicionais, os processos atuais, tecnologias existentes e partem para um campo de design ou inovação. Passam a buscar algo totalmente novo, fora da caixa para atuação. Por isso a sugestão do DFSS (Design For Six Sigma). Neste caso, o time irá trabalhar sem bloqueios para buscar solução ou melhoria, podendo partir para uso de tecnologias diferentes, enfim, partir para inovação.

 

É interessante como esta analogia de métodos e a árvore de maças nos clareiam possíveis abordagens para possíveis problemas, ou seja, diferentes problemas necessitam diferentes ferramentas.

Agora, gostaria de trazer um outro olhar complementar a este, que são as pessoas certas para certos problemas. Vamos lá:

– Time – tenha as melhores pessoas para qualquer tipo de método ou ferramenta conforme citado anteriormente. Pessoas certas é mais de 90% de chance de bons resultados, independentemente do método ou ferramenta que usará.

– Consultor – um consultor pode ser muito bem vindo se a empresa não possui pessoas com conhecimento em condução de Kaizens ou Workshops, métodos de gestão de projetos, DMAIC, Lean Manufacturing, Six Sigma, Gestão de Mudanças, enfim, qualquer que seja a filosofia ou ferramentas que você decida usar em sua organização. Se não há pessoas com conhecimento para tal, é importante alguém que guie o time, isto ganha tempo e aumenta as chances de sucesso, além de passar segurança.

– Especialista – um especialista é mega bem vindo na falta de conhecimento técnico. E isto no geral, é muito pouco explorado nas empresas. Se sua empresa faz produtos químicos, por exemplo, por mais que tenham engenheiros, etc, a maioria atua no automático, poucos são os que exploram teorias de verdade, livros, fundamentos, de por exemplo partes dos processos como agitação, mistura, pigmentação, moagem, envase, etc… geralmente são pessoas que aprenderam estes processos na própria empresa. Conhecimento de um especialista para casos técnicos vale ouro e pode poupar muito esforço e tempo. Outro exemplo, se você atua em empresas de fundição de ferro ou alumínio, processos de usinagem, de tratamento de superfície, tributário, etc… sempre pense se há especialistas técnicos nestas áreas para suportar o time. Já vi por exemplo, especialista, Mestre e Doutores atuando em fundição e trazendo belíssimas ideias e sugestões. Também já vi especialistas em tributação economizando uma grana violenta pra empresa com poucas sugestões, especialista em embalagens e transporte, também dando show e trazendo muitos savings nas empresas, já que nem sempre possuem este tipo de profissional para o dia a dia…

– Networking + Benchmarking – tenha o hábito de usar seu networking profissional e redes sociais para prática de benchmarking. Conhecendo outros processos, outras empresas, etc, seu time pode ter ótimos insights, belas ideias, que talvez demoraria anos para ter… Este hábito é excelente e também traz resultados além de fortificar seu networking.

– Fornecedores – traga seus fornecedores, as pessoas que atuam no mesmo, para ajudar a solucionar junto algum problema que envolva suas matérias primas (MPs) ou componentes. Não perca tempo com seu time quebrando cabeça ou fazendo testes sem convidar seus parceiros e fornecedores que certamente poderão agregar valor.

– Clientes – por que não, dependendo da situação trabalhar em parceira com o cliente. Já participei de ótimos Kaizens em conjunto com cliente ou com um representante do mesmo no nosso time de trabalho. Também há muito valor agregado aqui. Dependendo a situação faça um teste, você poderá se surpreender.

Fiz esta abordagem acima, diferentes problemas necessitam diferentes ferramentas e as pessoas certas para certos problemas, no intuito de te ajudar mesmo, para que saiam das tradicionais rotinas de solução de problemas ou melhorias somente com o “time da casa”. Abra a cabeça e busque outros parceiros, que embora tenham um custo, pode ser praticamente nada perante o retorno ou benefícios que todos irão alcançar.

Em fase de crise, vemos muitos cortes nestas parcerias, mas infelizmente a mentalidade é totalmente de custo e não de retorno ou benefício, uma pena, realmente oportunidades desperdiçadas. Além do mais hoje em dia cada vez mais aparecem consultores, especialistas e parceiros que trabalho com sucess fee, ou seja, taxa de sucesso. Só irão cobrar algo de sua empresa, se você tiver resultados. Gosto muito deste tipo de profissional, pois não estão nas organizações para brincar e muito menos para procrastinar, como muitos assalariados fazem diariamente. Estas pessoas só terão seu ganha pão com resultados concretos. E reforço, é cada vez maior o número destes profissionais no mercado.

Vou ficando por aqui, muito obrigado, espero que de alguma forma tenha conseguido lhe inspirar e desejo uma ótima semana!

Forte abraços!

Prof. Alexandre Ávila

Como escolher as pessoas certas para seu projeto. O guia definitivo para entrega de resultados e alta performance!

Olá pessoal!

Para gerenciamento de projetos pode ser usado diversas metodologias com objetivo de se buscar gestão de recursos. PMBOK, APQP, Six Sigma DMAIC, Lean A3, Engenharia e Análise de Valor, etc. São muitas teorias ricas em gestão de projetos disponíveis para estudo, e cada uma delas com seus enfoques, particularidades, etc. Algumas aplicáveis a qualquer tipo de projeto, sendo genéricas, porém com alguns gaps e outras dedicadas a alguma atividade, como exemplo, APQP, com foco em gestão de lançamento de novos produtos.

Sinceramente, recomendo que conheça todas, então seu conhecimento vale ouro e ninguém te segura! Você mesmo pode criar uma metodologia que melhor se aplica para cada tipo de empresa ou atividade que está atuando…

Um ponto não deixa dúvidas dentre estas metodologias. Todas, logo na fase inicial do projeto, geralmente na fase de iniciação ou concepção, antes ainda da fase de planejamento, passam pela seleção do time do projeto, as pessoas que farão parte.

E é aqui que se concentrará este breve artigo. Como escolher as pessoas certas para seu projeto?

Posso dizer com certa propriedade, após liderar n times em diversos projetos ou situações, em diferentes organizações, não só de trabalho em empresas, mas situações de liderança em trabalhos de faculdade, pós graduação, trabalho voluntário, num grupo da religião, esporte, etc…  que o fator determinante do sucesso de sua entrega, do alcance de seu objetivo é a qualidade do seu time de trabalho. Escolha as pessoas certas e você tem mais de 90% de chance de bater suas metas, seus objetivos, mesmo perante situações complexas ou adversas. É isso mesmo, o simples fato de ter um bom time lhe aproxima de seus resultados.

Portanto, invista tempo e trabalhe com muita persuasão na liderança para que tenha as melhores pessoas atuando com você, em seu time. Se conseguir… o resultado você já sabe…

Vi uma palestra com colega Rodrigo Raineri , o melhor alpinista brasileiro de todos os tempos, e este trecho que irei descrever também aparece em seu livro, No Teto do Mundo, realmente recomendo que leiam, é ótimo! Rodrigo nos conta que em uma das missões para chegar ao topo do Everest, enfrentando a morte de frente, eles estavam com um time muito bem engajado. Treinaram anos antes de estarem ali. A preparação física para objetivos assim é fundamental, alimentação, acompanhamento médico, etc, imprescindível. Mas Rodrigo, líder da expedição conta que não é tudo. Há outro fator forte e determinante que é a integração do time, sinergia entre as pessoas. No ano desta escalada, haviam um time de europeus, também muito bem preparados e com equipamentos top de linha, muito melhor que dos brasileiros e após acampamento 3, já considerado zona de morte, pela escassez de oxigênio, perante adversidades intensas como frio e vento extremo, cansaço físico, etc, o time europeu simplesmente não se manteve unido. Perante as extremas adversidades o time se perdeu e… resultado, o grupo de separou e pouco a pouco abortaram a missão. Já Rodrigo, passando por situações complicadíssimas, como a de ter comidas e equipamentos roubados em plena altitude, conseguiu vencer o desafio e não só atingir o teto do mundo como retornar em segurança com todo seu time. Recomendo leitura!

Outra situação muito legal, que ilustra a escolha do time certo: participei de um grande projeto numa empresa, de troca de sistema ERP. Este trabalho, em qualquer organização sempre será desafiador, pois é altamente complexo, pois lida com a empresa inteira e mudança de culturas e mindset de todos colaboradores. São “n” os obstáculos ou desafios. O presidente na época simplesmente teve uma atitude espetacular. Antes de iniciar o projeto, reuniu o time de diretores e escolheram a dedo as melhores pessoas da empresa, não apenas tecnicamente no que faziam, mas no comportamental, com bom relacionamento e persuasão em todos os níveis. Foram 6 pessoas escolhidas, todos eles gerentes excelentes em suas áreas e que dali para frente deixaram de atuar em seus processos e passaram a dedicar 100% de seu tempo no projeto de troca de ERP. Sabem o que aconteceu? Causou muita dor nas áreas que estas pessoas atuavam. Muita dor para os diretores que eram líderes diretos destes gerentes… Como poderiam estas áreas seguir em frente com a saída brusca e rápida destas pessoas? E foi justamente isso que ouvi da boca do presidente. Se causou dor na retirada destes líderes que de agora em diante irão participar do sistema de ERP, é porque escolhemos as pessoas certas… foi uma escolha inteligente… e o resultado após 1,5 ano com lançamento do novo sistema ERP… um sucesso (lógico que com alguns percalços, não há projetos assim que sejam perfeitos)!

Portanto, para escolher as pessoas certas, pensem sempre em:

– Aquelas que vivem ocupadas, correndo, que estão sempre altamente atarefadas, sobrecarregadas… Estas pessoas no geral, são assim, porque entregam… vale a pena;

– Aquelas com perfil de liderança, que possuem alto poder de persuasão, também são pessoas a se pensar em ter na equipe;

– Aquelas que conhecem o processo que o projeto trará impacto, que são especialistas técnicos, por exemplo, se seu projeto será em uma fundição, tenha pessoas que conhecem a fundo este processo, certamente farão a diferença;

– Aquelas que fazem um bom elo ligação entre a equipe do projeto e as pessoas da área que será impactada, ou os gestores que farão a decisão, são os conhecidos como conectores. Podem ser importante principalmente quando o projeto envolver a área afetada ou em momentos de decisão da liderança;

– Um bom patrocinador ou champion, geralmente uma pessoa da alta liderança, um gerente ou diretor, que tenha autonomia para tomada de decisão e liberação de recursos. Esta figura no time é fundamental;

– Por que não considerar, mesmo que com a participação pontual, especialistas externos, que não atuam na empresa mas que dominam o assunto que estarão trabalhando, uma espécie de consultor. Esta pessoa pode ganhar muito tempo para o time e trazer contribuições poderosas;

– Se possível, traga um forasteiro para o time, isso mesmo. O forasteiro é uma pessoa da sua empresa mas de uma área que não tem nada a ver com as atividades do projeto. É justamente uma pessoa de fora, com visão de fora, uma pessoa sem nenhum vício e nenhuma ideia pré-concebida. Já tive belas observações e sugestões de forasteiros em times de trabalho que liderei;

– Observe os líderes naturais de cada área ou processo. Sempre tem as pessoas que independentemente de terem o cargo de gestão, são lideres, devido a sua forma de agir e influenciar as pessoas ao redor. Fique de olho nelas, são geralmente eles que fazem boas entregas e motivam as pessoas a assim fazer também.

É isso, poderia discorrer mais e mais, pois falar do ser humano, esta estrutura complexa e linda que somos, é algo que sempre trará novos ângulos, perspectivas, etc. Não subestime a escolha das pessoas para iniciar um projeto. Recomendo inclusive que se não tiver liberação das pessoas que precisa, por “n” motivos, que procure postergar o inicio do projeto, para um momento que tenha estas pessoas ao seu lado.

Novamente, time certo, escolha certa é 90% de chance de sucesso. A consequência de ter as pessoas certas contigo só pode ser a alta performance e entrega de resultados.

Vou ficando por aqui, muito obrigado e ótima semana!

Abraços!

Alexandre Ávila