10 Passos infalíveis para você planejar seu projeto de melhoria ou redução de custos.

10 Passos infalíveis para você planejar seu projeto de melhoria ou redução de custos.

Vemos no dia a dia muitos projetos iniciarem e não terminarem, ou ainda mudar de objetivo ou direção ao longo do projeto; atrasos expressivos ou custos muito maiores do que os previstos em budget. É um cenário que onera muito as organizações, seja em custos ou tempo.

Uma ferramenta usada em metodologias de melhoria, como Lean, Six Sigma e Análise de Valor ou mesmo métodos de gestão de projetos, como PMBOK ou APQP é o Project Charter ou simplesmente Contrato do Projeto.

Esta ferramenta, como próprio nome diz é um contrato, ou seja, um acordo entre as partes, são as premissas, as bases para inicio do projeto e que norteará o time até o fim ou entrega de resultados.

E como todo contrato, deve ser uma ferramenta dinâmica, atualizável e comunicado todo o time ou partes envolvidas sempre que tiver mudanças, algo que na prática poucos fazem. Na verdade a maioria das empresas fazem seu contrato no inicio do projeto e ao longo do mesmo, perante alterações no cenário que afeta o projeto, esquecem-se de atualizar o contrato, vindo a surpreender parte do time ou mesmo o Champion ou Sponsor em fases mais adiantadas, onde a comunicação atrasada pode sair cara, gerando inclusive muitos conflitos pessoais.

Mas… o que é o contrato e como fazê-lo?

A seguir 10 dicas ou passos matadores para você elaborar seu contrato e planejar seu projeto de melhoria ou redução de custos com sucesso.

1-) Nome do projeto: começa com um verbo seguido do tema objeto de interesse.

Ex.: Reduzir refugo da peça XYZ.

2-) Definir problema de forma sucinta.

Ex.: O refugo da peça XYZ gira em média nos últimos 12 meses na casa de 20%. Este produto é carro chefe e ocupa 80% da capacidade da linha.

3-) Nome do líder do projeto.

Preferencialmente alguém com formação Lean ou Six Sigma ou com base sólida de gestão de projetos.

4-) Nome do Champion ou Sponsor.

É o maior interessado no resultado do projeto, é ele que provê recursos e quebra barreiras.

Dica: Não caia na armadilha de ter 2 champions em seu projeto. Cada pessoa pensa de um jeito e você pode cair em conflitos desnecessários compartilhando 2 opiniões.

Ex: o Champion é geralmente um gerente ou diretor da área beneficiada pelos resultados do projeto, alguém que tenha autonomia e poder de decisão.

5-) Nome das pessoas do time: aqui é o ponto crítico de sucesso. Customo dizer que 80% ou mais de probabilidade de sucesso está nas mãos das pessoas. Tenha um time campeão, escolha as pessoas certas e boa parte do sucesso já está a seu favor.

Clique aqui para saber mais sobre como escolher as pessoas certas para seu time.

6-) Datas: inicio, fim e de impacto do seu projeto.

Ex.: Inicio – começo do projeto. Fim – estimativa de término, conclusão. Impacto – No caso do refugo da peça XYZ, o fim do projeto pode ser para Dez/2017, mas o time pode estimar que com melhorias o impacto possa iniciar em Out/2017, ou seja antes. Há casos de projetos que a data de impacto são meses após a data de fechamento. Por exemplo, se uma ação foi consolidar algumas embalagens numa única e isso trouxe benefício ou savings. Porém há todo um estoque das embalagens anteriormente usadas, sendo necessário alguns meses para consumir as mesmas para somente então usar o modelo único que foi consolidado, evitando assim ficar com itens obsoletos e sem giro no seu estoque. Neste caso o impacto pode ser 2 ou 3 meses após término do projeto. Esta data é necessária para quantificar ganhos de projetos dentro do ano fiscal da compania e também os savings ou ganhos que irão entrar somente no ano seguinte, o famoso “carryover”.

 

7-) Escopo do projeto: é de muita importância para o mesmo. O escopo é a fronteira que diz de onde até onde deve-se trabalhar no projeto. Uma das grandes falhas no projeto é ele ser mal definido. Deixe claro no contrato se tem algo fora deste escopo que queira incluir ou algo que queira excluir. Evite a tentação de “ferver o oceano” ou “boiling the ocean”. Projetos com escopo super dimensionados geralmente fracassam e não chegam ao fim.

Ex.: No projeto de redução de refugo da peça XYZ, o escopo pode ser:

Reduzir refugo da peça XYZ na operação de acabamento de diâmetro externo da linha 5.

Escopo = uma operação e uma linha. Condição ideal para ter foco no seu problema.

 

8 ) Métricas: defina a forma que irá medir seu projeto, em seguida o histórico e a meta. É  o famoso “de” “para” “quando”.

Ex.: Reduzir refugo da peça XYZ na operação de acabamento de diâmetro externo da linha 5, de 20% para 10% até dez/2017.

Em adição é sempre aconselhável mencionar a fonte de dados, ou seja, de qual relatório ou sistema você está buscando a informação de % de refugo neste casos. Isto ajuda as pessoas a fazer o acompanhamento das métricas e a validar ganhos ou savings.

Caso tenha dificuldades em determinar a meta do projeto, recomendo que use o “best case” (também chamado de “entitlement”), ou seja, uma referência de melhores práticas em outra linha da empresa, ou em outra planta, ou informações de concorrência, enfim, é o seu benchmarking para que o número a se alcançar seja tangível e realista.

 

9-) Benefícios do projeto: colocar os benefícios tangíveis e descrever os intangíveis, seja para empresa ou para o cliente.

Ex.: Reduzindo o refugo da peça XYZ na operação de diâmetro externo da linha 5, de 20% para 5%, irá reverter ganho anualizado de R$500.000,00. Além do ganho financeiro, irá aumentar capacidade produtiva da linha, visto que esta peça ocupa 80% da mesma. A redução do refugo trará automaticamente capacidade adicional que será faturada.

Aqui sempre que possível, traga os ganhos na linguagem monetária, que é onde qualquer pessoa entende. Não deixe de mencionar outros ganhos e benefícios para valorizar seu projeto.

 

10-) Riscos ou restrições: coloque desde já, antes mesmo de ter iniciado o projeto qualquer risco ou restrição para sucesso do mesmo. Tenha pleno alinhamento disso com equipe e principalmente o Champion. Talvez ações possam ser endereçadas para mitigar ou eliminar tais riscos dando maiores chances de sucesso para o projeto.

Ex.: No projeto de refugo da peça XYZ, um possível risco é a ocupação da linha que é sempre cheia, não possibilitando realizar testes para validar hipóteses ou resultados. Este risco pode ser claramente resulvido pela autonomia do Champion em autorizar parada de linha para testes durante o projeto, evitando conflitos com supervisão da linha, cobrança de números de produção, etc.

 

Estas são 10 dicas para que você tenha um bom planejamento de seu projeto, não acabam por aqui… ao menos é o básico para minimizar seus riscos. Retificando também que o contrato é algo dinâmico e pode ser alterado a qualquer hora, mas sempre comunicando a equipe e buscando alinhamento com o Champion.

Que tal praticar e usar as dicas no seu projeto ou esforço de melhoria?

Vou ficando por aqui e ótima semana.

Forte abraço!

Alexandre Ávila

Como escolher as pessoas certas para seu projeto. O guia definitivo para entrega de resultados e alta performance!

Olá pessoal!

Para gerenciamento de projetos pode ser usado diversas metodologias com objetivo de se buscar gestão de recursos. PMBOK, APQP, Six Sigma DMAIC, Lean A3, Engenharia e Análise de Valor, etc. São muitas teorias ricas em gestão de projetos disponíveis para estudo, e cada uma delas com seus enfoques, particularidades, etc. Algumas aplicáveis a qualquer tipo de projeto, sendo genéricas, porém com alguns gaps e outras dedicadas a alguma atividade, como exemplo, APQP, com foco em gestão de lançamento de novos produtos.

Sinceramente, recomendo que conheça todas, então seu conhecimento vale ouro e ninguém te segura! Você mesmo pode criar uma metodologia que melhor se aplica para cada tipo de empresa ou atividade que está atuando…

Um ponto não deixa dúvidas dentre estas metodologias. Todas, logo na fase inicial do projeto, geralmente na fase de iniciação ou concepção, antes ainda da fase de planejamento, passam pela seleção do time do projeto, as pessoas que farão parte.

E é aqui que se concentrará este breve artigo. Como escolher as pessoas certas para seu projeto?

Posso dizer com certa propriedade, após liderar n times em diversos projetos ou situações, em diferentes organizações, não só de trabalho em empresas, mas situações de liderança em trabalhos de faculdade, pós graduação, trabalho voluntário, num grupo da religião, esporte, etc…  que o fator determinante do sucesso de sua entrega, do alcance de seu objetivo é a qualidade do seu time de trabalho. Escolha as pessoas certas e você tem mais de 90% de chance de bater suas metas, seus objetivos, mesmo perante situações complexas ou adversas. É isso mesmo, o simples fato de ter um bom time lhe aproxima de seus resultados.

Portanto, invista tempo e trabalhe com muita persuasão na liderança para que tenha as melhores pessoas atuando com você, em seu time. Se conseguir… o resultado você já sabe…

Vi uma palestra com colega Rodrigo Raineri , o melhor alpinista brasileiro de todos os tempos, e este trecho que irei descrever também aparece em seu livro, No Teto do Mundo, realmente recomendo que leiam, é ótimo! Rodrigo nos conta que em uma das missões para chegar ao topo do Everest, enfrentando a morte de frente, eles estavam com um time muito bem engajado. Treinaram anos antes de estarem ali. A preparação física para objetivos assim é fundamental, alimentação, acompanhamento médico, etc, imprescindível. Mas Rodrigo, líder da expedição conta que não é tudo. Há outro fator forte e determinante que é a integração do time, sinergia entre as pessoas. No ano desta escalada, haviam um time de europeus, também muito bem preparados e com equipamentos top de linha, muito melhor que dos brasileiros e após acampamento 3, já considerado zona de morte, pela escassez de oxigênio, perante adversidades intensas como frio e vento extremo, cansaço físico, etc, o time europeu simplesmente não se manteve unido. Perante as extremas adversidades o time se perdeu e… resultado, o grupo de separou e pouco a pouco abortaram a missão. Já Rodrigo, passando por situações complicadíssimas, como a de ter comidas e equipamentos roubados em plena altitude, conseguiu vencer o desafio e não só atingir o teto do mundo como retornar em segurança com todo seu time. Recomendo leitura!

Outra situação muito legal, que ilustra a escolha do time certo: participei de um grande projeto numa empresa, de troca de sistema ERP. Este trabalho, em qualquer organização sempre será desafiador, pois é altamente complexo, pois lida com a empresa inteira e mudança de culturas e mindset de todos colaboradores. São “n” os obstáculos ou desafios. O presidente na época simplesmente teve uma atitude espetacular. Antes de iniciar o projeto, reuniu o time de diretores e escolheram a dedo as melhores pessoas da empresa, não apenas tecnicamente no que faziam, mas no comportamental, com bom relacionamento e persuasão em todos os níveis. Foram 6 pessoas escolhidas, todos eles gerentes excelentes em suas áreas e que dali para frente deixaram de atuar em seus processos e passaram a dedicar 100% de seu tempo no projeto de troca de ERP. Sabem o que aconteceu? Causou muita dor nas áreas que estas pessoas atuavam. Muita dor para os diretores que eram líderes diretos destes gerentes… Como poderiam estas áreas seguir em frente com a saída brusca e rápida destas pessoas? E foi justamente isso que ouvi da boca do presidente. Se causou dor na retirada destes líderes que de agora em diante irão participar do sistema de ERP, é porque escolhemos as pessoas certas… foi uma escolha inteligente… e o resultado após 1,5 ano com lançamento do novo sistema ERP… um sucesso (lógico que com alguns percalços, não há projetos assim que sejam perfeitos)!

Portanto, para escolher as pessoas certas, pensem sempre em:

– Aquelas que vivem ocupadas, correndo, que estão sempre altamente atarefadas, sobrecarregadas… Estas pessoas no geral, são assim, porque entregam… vale a pena;

– Aquelas com perfil de liderança, que possuem alto poder de persuasão, também são pessoas a se pensar em ter na equipe;

– Aquelas que conhecem o processo que o projeto trará impacto, que são especialistas técnicos, por exemplo, se seu projeto será em uma fundição, tenha pessoas que conhecem a fundo este processo, certamente farão a diferença;

– Aquelas que fazem um bom elo ligação entre a equipe do projeto e as pessoas da área que será impactada, ou os gestores que farão a decisão, são os conhecidos como conectores. Podem ser importante principalmente quando o projeto envolver a área afetada ou em momentos de decisão da liderança;

– Um bom patrocinador ou champion, geralmente uma pessoa da alta liderança, um gerente ou diretor, que tenha autonomia para tomada de decisão e liberação de recursos. Esta figura no time é fundamental;

– Por que não considerar, mesmo que com a participação pontual, especialistas externos, que não atuam na empresa mas que dominam o assunto que estarão trabalhando, uma espécie de consultor. Esta pessoa pode ganhar muito tempo para o time e trazer contribuições poderosas;

– Se possível, traga um forasteiro para o time, isso mesmo. O forasteiro é uma pessoa da sua empresa mas de uma área que não tem nada a ver com as atividades do projeto. É justamente uma pessoa de fora, com visão de fora, uma pessoa sem nenhum vício e nenhuma ideia pré-concebida. Já tive belas observações e sugestões de forasteiros em times de trabalho que liderei;

– Observe os líderes naturais de cada área ou processo. Sempre tem as pessoas que independentemente de terem o cargo de gestão, são lideres, devido a sua forma de agir e influenciar as pessoas ao redor. Fique de olho nelas, são geralmente eles que fazem boas entregas e motivam as pessoas a assim fazer também.

É isso, poderia discorrer mais e mais, pois falar do ser humano, esta estrutura complexa e linda que somos, é algo que sempre trará novos ângulos, perspectivas, etc. Não subestime a escolha das pessoas para iniciar um projeto. Recomendo inclusive que se não tiver liberação das pessoas que precisa, por “n” motivos, que procure postergar o inicio do projeto, para um momento que tenha estas pessoas ao seu lado.

Novamente, time certo, escolha certa é 90% de chance de sucesso. A consequência de ter as pessoas certas contigo só pode ser a alta performance e entrega de resultados.

Vou ficando por aqui, muito obrigado e ótima semana!

Abraços!

Alexandre Ávila